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工作已经完成,客户却迟迟没有批准

在B2B服务中,交付可能停滞在发送与批准之间。要求团队加快速度之前,先弄清客户需要什么才能回复,以及回复之后由谁继续推进。

从上方拍摄的手与黑色键盘,背景为米色和蓝色纸张。
本文内容

等待批准也是一种工作状态,需要背景、负责人和下一步行动。

弄清交付究竟在等待什么

设想一家咨询公司发送了实施方案,得到的回复是“我们正在审核”。文件已经送达,却没人知道还缺技术确认、预算决定,还是单纯需要阅读时间。反复询问是否通过,只会延长同一段对话。客户负责人需要明确尚未作出的决定,以及参与决定的人。内容审核与商业授权应当区分开来:它们需要不同的材料和人员。

让审核请求能够得到明确回答

发送整份文件,再附一句“期待反馈”,会把过多的理解工作留给收件人。交付时应提出准确的问题:需要确认什么、正在审核哪个版本,以及回复之后会发生什么。如果多个部门都要提出意见,先约定由谁汇总。建议日期是讨论承诺的起点,并不代表已经获得批准。收到意见后,要把它与对应版本关联起来,避免修改一份已经被别人替换的文档。

审阅也是一种决策

批准需要上下文,也需要在方案不合适时有明确的后续处理方式。

了解提出的具体方案。

审阅者需要了解素材、用途和仍待作出的决定。

区分阻碍与团队下一步行动

一项任务可以在等待客户,同时仍有内部行动尚未完成,例如准备说明、确认疑问或安排审核会议。记录等待的原因,并为该行动指定负责人。跟进时,也要检查哪些其他交付依赖这次批准。如果日程需要调整,告知受到影响的人。不要假装一切照旧而保留原日期,也不要把客户的沉默当成继续执行的指令。

在Wiwo.Ops中让审核与项目保持关联

Wiwo.Ops可以把任务、文件、评论和交付物集中在项目中,并记录阻碍及原因。在约定的访问范围内,客户门户允许客户审核交付物并批准或拒绝。这种组织方式帮助双方回到正确的材料上继续讨论。团队仍需定义由谁审核,以及批准意味着什么。评估时,可以带一份常见交付参加演示,确认它如何分享、回复如何到达,以及客户要求修改后如何继续工作。

常见问题

超过日期就意味着批准了吗?

不是。批准必须遵循与客户的约定。日期已过说明需要重新审视承诺、理解阻碍,并讨论相关影响。

客户门户应该展示什么?

需要审核的版本、作出决定所需的材料,以及客户有权查看的状态。权限和可见信息应根据双方的工作关系确定。

来源与参考