返回博客

Wiwo 软件

所有事情都很急:如何决定哪些工作可以等

当每条消息都改变日程,团队就会私下协商优先级。共同讨论具体影响,有助于处理重要事项,同时避免承诺所有事情同时完成。

按状态组织任务的 Wiwo.Ops 看板。
产品界面。可用功能取决于约定配置。
本文内容

优先级要可信,就必须说清它挤占了哪些工作。

询问请求等待会造成什么后果

一位客户要求下午更新材料,另一位要求修正一项阻碍既定演示的问题。两条消息都可能写着“紧急”,但后果不同。重新安排团队之前,要明确解决什么、实际日期是什么,以及谁受到影响。无需把每个请求变成审问。询问交付将如何使用,通常就能发现其中是外部承诺、个人偏好,还是确实需要处理的依赖。

把新委托与已有承诺放在一起比较

决定不能只看孤立的请求。检查正在进行的工作、谁有能力承接,以及哪项交付需要移动。如果有其他解决方式,应在打断复杂任务之前提出。今天提供有限版本,之后再完整交付,也可能是合理回应,前提是双方理解一致。接受变更的人需要知道正在替换哪项承诺,也需要有权作出约定。

在Wiwo.Ops中让决定可见

Wiwo.Ops可以为任务设置优先级、负责人、状态和期限,并以表格、看板或日历查看。评论和阻碍记录把决定的原因保留在工作旁边。视图不会替团队决定哪位客户更重要,而是帮助团队在改变承诺之前进行检查。演示时,可以测试两个争夺同一位成员的请求,确认如何记录新的顺序,以及交付日期发生变化的人需要收到什么信息。

Wiwo.Ops 甘特图视图中的项目计划。
Wiwo.Ops 甘特图视图中的项目计划。
Wiwo.Ops

产品视图

Wiwo.Ops 甘特图视图中的项目计划。

避免谁催得更凶谁就优先

如果每位成员分别接收请求,最容易联系到的人往往拥有最不稳定的日程。把工作汇入能够讨论状态、负责人、日期和阻碍的视图。约定由谁检查新请求,以及什么情况下可以中断正在进行的交付。无需为每种紧急程度设置类别,而需要一个清晰标准,让团队在那个通常解决一切的人不在场时,也能处理下一条消息。

常见问题

把任务标记为紧急就够了吗?

不够。标签需要原因、日期和决策负责人,也应解释优先处理它会改变哪项交付或承诺。

团队看起来有空,就应该接受紧急请求吗?

先检查范围和依赖。表面上的空档,可能是留给交付审核,或等待另一项承诺所需的信息。

来源与参考